Sekretaris 1: Selsi Nurlaila Arafah

Sekretaris 2: Fatma Petaloka Filyal Arafat

Sekretaris 1

1. Membuat rekapan dan memberikan informasi mengenai nomor surat.
2. Bertanggung jawab dalam mengelola sirkulasi proposal, LPJ, dan surat menyurat pada semua kegiatan HMF Undip 2024.
3. Menyusun linimasa satu periode kepengurusan HMF 2024.
4. Berhak mengevaluasi administrasi kesekretariatan melalui Sekretaris support system dan bidang HMF.
5. Mengadakan pelatihan dan pencerdasan mengenai LPJ, SPJ, dan proposal kepada Siekretaris bidang, Biro, dan Kelompok Studi.

Sekretaris 2

1. Mengelola inventaris barang yang dimiliki HMF sekaligus melakukan pendataan terhadap buku peminjaman barang HMF.
2. Bertanggung jawab dalam melakukan notulensi pada setiap kegiatan HMF 2024.
3. Dalam keberjalannya, Sekretaris 1 dibantu oleh Sekretaris 2 dalam merekap dan mengarsipkan proposal, LPJ, serta surat menyurat yang berhubungan dengan Sekretaris support system dan bidang HMF.

• Administrasi dan Surat Menyurat

Surat menyurat adalah suatu bagian yang penting dari administrasi kesekretariatan. Oleh sebab itu, proses pembuatan surat dan sirkulasi surat yang masuk dan keluar dapat tertata dan terdata dengan baik.

• Pengadaan Buku Peminjaman dan Inventarisasi Barang HMF

Demi menjaga kelengkapan HMF maka dilakukan inventarisasi barang HMF melalui pendataan dan pemeriksaan secara berkala. Di samping itu juga diadakan buku peminjaman dan pengembalian barang HMF melalui google form untuk mempermudah sekretaris dalam memantau kegiatan peminjaman dan pengembalian barang HMF.

• Pelatihan Sekretaris

Kegiatan pelatihan yang dihadiri oleh Sekretaris Biro dan KS untuk penyeragaman format kesekretariatan pada surat menyurat, proposal, dan LPJ sesuai dengan SOP Kesekretariatan yang berlaku demi keberlangsungan program kerja Biro dan KS.

• Lingkar Sekretaris

Kegiatan pemaparan materi yang dihadiri oleh sekretaris support system dan bidang HMF 2024 untuk memberikan arahan SOP Kesekretariatan meliputi pembuatan dan mekanisme pengajuan surat menyurat, proposal, dan LPJ serta pendataan dan pengarsipan. Selain itu juga diadakan evaluasi mengenai keberjalanan kesekretariatan setiap support system dan bidang.